O tym, że warto zlecić obsługę księgowości profesjonalistom, nikogo przekonywać nie trzeba. Otwartym — jeszcze — pozostaje pytanie, jak wybrać najlepsze biuro rachunkowe. Na co zwrócić uwagę. Poniższy poradnik jest odpowiedzią na te pytania.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?
Czynników, które są istotne, jest dużo. Natomiast warto, abyś zwrócił uwagę przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu księgowego na kilka kwestii. I na nich się teraz skupimy.
Po pierwsze — bezpieczeństwo i ochrona danych. W trzeciej dekadzie XXI wieku to — nie nie boimy się tego stwierdzenia — najważniejsza kwestia dla przedsiębiorców. Decydując się na zlecenie prowadzenia ksiąg rachunkowych, dajesz „zewnętrznej” firmie dostęp do danych wrażliwych. Również swoich pracowników.
Dlatego koniecznością jest zweryfikowanie kilku spraw. Przede wszystkim musisz poznać odpowiedź na pytanie, w jaki sposób zabezpieczone są dane Twojej firmy (jak również serwery, na których się one znajdują). Kolejna sprawa to ich ewentualny wyciek. Czy biuro jest dobrze zabezpieczone przed taką sytuacją?
Następny istotny czynnik — zakres świadczonych usług. Wybierając biuro rachunkowe Wrocław powinieneś sprawdzić, co oferuje. Czy jest to jedynie prowadzenie rachunkowości? A może usługi biura rachunkowego obejmują również sprawy kadrowe? Wszystko to pod kątem Twoich potrzeb.
Ostatnia bardzo ważna kwestia to odpowiedzialność. Profesjonalne biuro rachunkowe ma ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Na wypadek pomyłek (na przykład związanych z podatkami). Co istotne. Posiadanie OC nie jest obowiązkowe. Nie każde biuro je ma. I to warto sprawdzić przed podjęciem decyzji.
Inne czynniki istotne przy wyborze biura:
- doświadczenie:
- posiadanie systemów wspierających Twój biznes (na przykład integrator e-commerce),
- wielkość zespołu (chociaż to ma mniejsze przy „małej” księgowości),
- obsługa online.
Ile kosztuje prowadzenie księgowości przez biuro rachunkowe?
Celowo ten czynnik, istotny przecież przy wyborze, opisujemy oddzielnie. Przede wszystkim dlatego, że to bardzo indywidualna kwestia. Może być to bardzo ważny czynnik. Szczególnie dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Z drugiej strony dla większej firmy będzie mieć dużo mniejsze znaczenie. W tym wypadku bardziej istotny jest zakres usług.
Inna sprawa, że w przypadku JDG za finanse może odpowiadać księgowa. Nie trzeba wybierać biura rachunkowego. Wracając do kosztów, bez trudu znajdziesz dotyczące ich informacje na stronie www tego ostatniego. Dobre biura często proponują pewne usługi za darmo. Zwykle najprostsze. To też czynnik, który powinieneś brać pod rozwagę, zanim zdecydujesz się wybrać biuro rachunkowe. Ma to przecież znaczenie dla Twojej firmy.
Jak sprawdzić biuro rachunkowe?
Zaczniemy od certyfikatów. Te bardzo łatwo sprawdzić. Wykaz osób, które uzyskały certyfikat księgowy, znajdziesz na stronach Ministerstwa Finansów. Koniecznie trzeba też odwiedzić Centrum Informacji Księgowej. Na tej stronie, podając NIP lub nazwę, możesz zweryfikować biuro.
Przyda się również zaznajomienie się z opiniami na temat prowadzenia działalności. Czasem, aby wybrać dobre biuro rachunkowe, wystarczy polecenie od znajomego. Natomiast warto sprawdzić więcej opinii (chociażby w internecie, ale do tych ostatnich należy podchodzić z ostrożnością). A jak już jesteśmy online. Wiele informacji o wiarygodności firmy rachunkowej powie Ci wygląd jej strony internetowej. Znajdujące się na niej opinie klientów też powinieneś „zanotować”.
Jeśli wśród oferowanych usług jest doradztwo podatkowe, to również dobrze jest to sprawdzić. Ponownie — to prosta czynność. Można to zweryfikować w Krajowej Izbie Doradców Podatkowych.
Wybór odpowiedniego biura rachunkowego — podsumowanie
Nie zawsze — jak pokazaliśmy wyżej — znaczenie ma kompleksowość usług. Na pewno ogromny wymiar ma znajomość obecnie obowiązujących przepisów. I na koniec przykład tego właśnie aspektu. Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System E-faktur będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (z podatkiem) w 2025 przekroczy 200 mln. Dla pozostałych — od 1 kwietnia.
KSeF działa od 2022 roku. Spytaj przy wyborze usług księgowych, czy biuro posiada program do fakturowania zintegrowany z wymienionym systemem. To przydatna wiedza.
Reasumując, przy wyborze dobrego biura rachunkowego, będziesz musiał poświęcić sporo czasu. Dla rozwoju firmy nie będzie on jednak stracony.
