Punkt ponownego zamówienia: jak obliczyć go w małej firmie

Punkt ponownego zamówienia to poziom zapasu, przy którym należy uruchomić kolejną dostawę. W prostym modelu oblicza się go jako przewidywaną sprzedaż w czasie oczekiwania na dostawę powiększoną o zapas bezpieczeństwa. Model sprawdza się najlepiej przy względnie stabilnym popycie i regularnym monitorowaniu zapasów. Przy sezonowości lub zmiennych terminach dostaw wymaga częstszych korekt.

W 30 sekund

• Wzór podstawowy to: średnia sprzedaż dzienna × czas uzupełnienia zapasu w dniach + zapas bezpieczeństwa.
• Czas uzupełnienia licz od złożenia zamówienia do chwili, gdy towar można sprzedać, uwzględniając także przyjęcie dostawy.
• Próg porównuj z pozycją zapasu: uwzględnij towar w drodze oraz niezrealizowane zobowiązania wobec klientów.
• Zapas bezpieczeństwa ma osłaniać przed odchyleniami popytu i dostaw. Jego wielkość zależy od ryzyka braków oraz kosztu utrzymywania towaru.
• Punkt ponownego zamówienia wskazuje moment zakupu. Wielkość zamówienia wymaga osobnej decyzji.

Co oznacza punkt ponownego zamówienia

Punkt ponownego zamówienia, nazywany też progiem zamawiania, odpowiada na pytanie: przy jakim poziomie zapasu trzeba złożyć zamówienie, aby towar wystarczył do kolejnej dostawy? Próg ustala się dla konkretnego produktu lub wariantu, ponieważ poszczególne towary mogą mieć inne tempo sprzedaży i inne terminy uzupełnienia.

Mechanizm jest prosty. Po wysłaniu zamówienia firma nadal sprzedaje towar, a dostawca potrzebuje czasu na jego uzupełnienie. Zapas odpowiadający przewidywanej sprzedaży w tym okresie pokrywa zwykłe zapotrzebowanie. Dodatkowa rezerwa daje margines na większą sprzedaż lub opóźnienie dostawy.

Zbyt niski próg może prowadzić do przerw w dostępności. Zbyt wysoki może powodować wcześniejsze zakupy i zamrożenie większej części gotówki w magazynie. Sam brak towaru nie dowodzi jednak, że próg był źle obliczony: przyczyną może być także błąd ewidencji, pominięte zamówienie albo wyjątkowe opóźnienie.

Wzór i dane potrzebne do obliczenia

Podstawowy wzór ma postać:

Punkt ponownego zamówienia = średnia sprzedaż dzienna × czas uzupełnienia zapasu + zapas bezpieczeństwa

Sprzedaż dzienną podaje się w sztukach na dzień, czas uzupełnienia w dniach, a zapas bezpieczeństwa w sztukach. Wynikiem jest liczba sztuk danego produktu.

Aby przygotować obliczenie, wykonaj kolejno cztery czynności:

1. Wybierz produkt i jednostkę. Sprzedaż, stan magazynowy i zamówienia muszą być wyrażone w tej samej jednostce, np. w sztukach, a nie raz w sztukach, a raz w kartonach.
2. Oszacuj dzienne zapotrzebowanie. Dla względnie stabilnej sprzedaży podziel liczbę sprzedanych sztuk przez liczbę dni w reprezentatywnym okresie.
3. Ustal rzeczywisty czas uzupełnienia. Uwzględnij okres od wysłania zamówienia do udostępnienia towaru do sprzedaży.
4. Dodaj uzasadnioną rezerwę. Oprzyj ją na obserwowanej zmienności sprzedaży i dostaw oraz na skutkach ewentualnego braku.

Jednostki czasu muszą być spójne. Jeżeli dostawa trwa określoną liczbę dni kalendarzowych, sprzedaż dzienna powinna odnosić się do tego samego kalendarza. Jest to szczególnie istotne, gdy sklep przyjmuje zamówienia przez cały tydzień, a dostawca realizuje je tylko w dni robocze.

Czas uzupełnienia nie zawsze kończy się w chwili przyjazdu samochodu. Jeżeli towar wymaga sprawdzenia, rozpakowania lub wprowadzenia do systemu, ten okres również wpływa na dostępność.

Przykład obliczenia dla małego sklepu

Załóżmy hipotetycznie, że sklep sprzedaje jeden wariant produktu średnio w liczbie 8 sztuk dziennie. Od złożenia zamówienia do udostępnienia dostawy do sprzedaży mija zwykle 5 dni kalendarzowych. Właściciel przyjmuje roboczo zapas bezpieczeństwa wynoszący 16 sztuk.

Zakładamy względnie stabilny popyt, codzienne monitorowanie zapasu i brak zaplanowanej promocji. Wszystkie liczby służą wyłącznie pokazaniu obliczenia.

Przewidywana sprzedaż podczas oczekiwania na dostawę wynosi:

8 sztuk/dzień × 5 dni = 40 sztuk

Po dodaniu rezerwy otrzymujemy:

40 sztuk + 16 sztuk = 56 sztuk

Próg zamawiania wynosi więc 56 sztuk. W chwili jego osiągnięcia należy uruchomić uzupełnienie. Przy sprzedaży zgodnej ze średnią i dostawie po 5 dniach firma zużyje 40 sztuk, a przed przyjęciem nowego towaru pozostanie 16 sztuk rezerwy.

Przyjęty zapas bezpieczeństwa odpowiada dwóm dniom przeciętnej sprzedaży. To założenie przykładu, a nie uniwersalna rekomendacja. Nie oznacza również gwarancji dostępności: jednoczesny wzrost popytu i opóźnienie dostawy mogą wyczerpać rezerwę.

Z jakim stanem porównywać wyliczony próg

Przy korzystaniu z progu trzeba uwzględniać pozycję zapasu, zwłaszcza gdy firma ma już otwarte zamówienia u dostawcy. Patrzenie wyłącznie na liczbę sztuk na półce może prowadzić do wielokrotnego zamówienia tego samego uzupełnienia.

W uproszczeniu:

Pozycja zapasu = zapas fizyczny + potwierdzone dostawy w drodze − niezrealizowane zobowiązania wobec klientów

Zobowiązaniami mogą być m.in. przyjęte zamówienia klientów, których towar jeszcze nie opuścił magazynu. Każde zobowiązanie należy odjąć tylko raz. Jeżeli system pokazuje już stan pomniejszony o rezerwacje, ponowne ich odjęcie zaniży wynik.

W opisanym przykładzie próg wynosi 56 sztuk. Gdy magazyn osiąga ten poziom, a firma nie ma otwartych dostaw ani zobowiązań wobec klientów, składa zamówienie. Po jego potwierdzeniu zamówiona ilość zwiększa pozycję zapasu. Dzięki temu dalsza sprzedaż nie wywołuje od razu kolejnego, zbędnego zakupu.

Pozycja zapasu nie zastępuje jednak kontroli terminów. Dostawa zaplanowana po dacie, w której skończy się towar, nie rozwiązuje wcześniejszego niedoboru. Przy opóźnieniach lub kilku dostawach w drodze trzeba sprawdzać także przewidywany stan zapasu w kolejnych dniach.

Jak ustalić zapas bezpieczeństwa bez pozornej dokładności

W małej firmie prostym punktem wyjścia może być rezerwa odpowiadająca przyjętej liczbie dni przeciętnej sprzedaży. Taka metoda jest łatwa do wdrożenia, ale sama nie określa prawdopodobieństwa uniknięcia braków. Liczby dni nie należy wybierać bez związku z rzeczywistym ryzykiem.

Przy ustalaniu rezerwy pomocne są następujące kryteria:

• Zmienność popytu: czy sprzedaż jest podobna każdego dnia, czy pojedyncze większe zamówienia szybko uszczuplają magazyn?
• Zmienność dostaw: czy termin jest przewidywalny, czy często przesuwa się względem potwierdzenia?
• Skutki braku: czy klient może poczekać lub wybrać zamiennik, czy niedostępność oznacza utratę zamówienia?
• Koszt nadmiaru: ile gotówki zajmuje zapas i czy produkt może się przeterminować, zestarzeć lub stracić na wartości?

Dla drogiego, wolno rotującego towaru duża rezerwa może być trudna do uzasadnienia. Dla produktu potrzebnego do realizacji wielu zamówień skutki niedoboru mogą przemawiać za większym buforem.

Gdy firma ma dostatecznie dużo wiarygodnych danych, zapas bezpieczeństwa można wyznaczać metodami statystycznymi. Wymaga to określenia m.in. zmienności zapotrzebowania i dostaw oraz przyjętego poziomu obsługi. Przy kosztownych brakach, dużej liczbie produktów lub istotnym wpływie zapasów na płynność finansową dobór modelu warto skonsultować ze specjalistą zarządzania zapasami.

Kiedy średnia sprzedaż przestaje wystarczać

Przy sezonowości punkt ponownego zamówienia powinien uwzględniać zapotrzebowanie oczekiwane podczas najbliższego czasu dostawy. Średnia z całego roku może zaniżać próg przed szczytem sezonu i zawyżać go po jego zakończeniu.

Podobny problem pojawia się przed promocją, zmianą ceny lub uruchomieniem nowego kanału sprzedaży. Dane historyczne nadal pomagają, ale wymagają interpretacji w odniesieniu do nadchodzących warunków. Zapas bezpieczeństwa nie powinien zastępować uwzględnienia przewidywalnego wzrostu sprzedaży w podstawowym zapotrzebowaniu.

Ostrożności wymagają również okresy niedostępności. Jeżeli przez część analizowanego czasu produktu nie było w sprzedaży, liczba sprzedanych sztuk może zaniżać rzeczywisty popyt. Zarejestrowane zamówienia, zapytania klientów i sprzedaż w okresach pełnej dostępności mogą pomóc ocenić skalę problemu, choć nie zawsze pozwolą dokładnie odtworzyć utraconą sprzedaż.

Przy bardzo nieregularnych dostawach jedna średnia czasu realizacji może ukrywać duże różnice. Wtedy trzeba przyjrzeć się poszczególnym dostawom i przyczynom opóźnień. Podnoszenie rezerwy zwiększa koszt zapasu, a nie usuwa problemu z realizacją zamówień.

Jak wdrożyć próg w codziennej pracy

Prosty próg zamawiania jest użyteczny, jeśli firma regularnie aktualizuje stany i reaguje na jego osiągnięcie. W arkuszu lub systemie magazynowym dla każdego produktu powinny znaleźć się: przyjęta sprzedaż dzienna, czas uzupełnienia, zapas bezpieczeństwa, wyliczony próg oraz bieżąca pozycja zapasu.

Jeżeli zapasy sprawdza się tylko okresowo, np. raz w tygodniu, podstawowy model wymaga dostosowania. Towar musi wystarczyć także na czas do kolejnej kontroli. Pominięcie tego odstępu może spowodować, że firma wykryje potrzebę zakupu zbyt późno, mimo poprawnej arytmetyki.

Po wdrożeniu obserwuj, ile towaru pozostaje przed dostawą, czy występują braki i jak rzeczywiste terminy różnią się od przyjętych. Próg należy przeliczyć po zmianie warunków sprzedaży lub zaopatrzenia.

Osobno ustal ilość zamawianego towaru, uwzględniając opakowania zbiorcze, minimum dostawcy, trwałość produktu, miejsce w magazynie i dostępną gotówkę. Próg 56 sztuk z przykładu określa moment uruchomienia zakupu; sam nie mówi, ile sztuk kupić.

Jak obliczyć uzupełnienie przy cotygodniowej kontroli zapasów

Jeżeli firma sprawdza zapasy i składa zamówienia tylko w ustalonych dniach, np. raz w tygodniu, potrzebuje reguły uwzględniającej czas do następnej kontroli oraz czas dostawy. Sam próg obliczony dla codziennego monitorowania nie pokrywa całego tego okresu.

Model okresowego przeglądu opisany w rozdziale „Independent Demand Inventory Management” wydawnictwa SAGE oraz w poradniku Supply Chain Resource Cooperative przy NC State University obejmuje zapotrzebowanie w okresie między kontrolami i podczas oczekiwania na dostawę. W uproszczonym obliczeniu docelowy poziom uzupełnienia wynosi:

Docelowy poziom uzupełnienia = średnia sprzedaż dzienna × (odstęp między kontrolami + czas uzupełnienia) + zapas bezpieczeństwa

Poniższe porównanie pokazuje różnicę między progiem uruchamiającym zakup a poziomem, do którego uzupełnia się zapas.

Codzienne monitorowanie a cotygodniowy przegląd zapasów

Kryterium	Codzienne monitorowanie progu	Kontrola co 7 dni
Częstotliwość kontroli	Codziennie; reakcja po osiągnięciu lub przekroczeniu progu w dół.	Co 7 dni; obliczenie uzupełnienia podczas każdego przeglądu.
Okres pokrycia w obliczeniu	Czas uzupełnienia zapasu.	7 dni między kontrolami oraz czas uzupełnienia zapasu.
Wynik obliczenia	Próg uruchomienia zakupu: sprzedaż dzienna × czas uzupełnienia + rezerwa. W hipotetycznym przykładzie: 56 sztuk.	Docelowy poziom uzupełnienia: sprzedaż dzienna × (7 dni + czas uzupełnienia) + rezerwa. W hipotetycznym przykładzie: 112 sztuk.
Sposób ustalenia zamówienia	Ilość ustala się osobno, z uwzględnieniem ograniczeń firmy i dostawcy.	W uproszczeniu bez otwartych dostaw i niezrealizowanych zobowiązań: docelowy poziom minus zapas fizyczny; wynik nie większy od zera oznacza brak potrzeby zakupu.
Zapas bezpieczeństwa	Dobierany do niepewności popytu i dostaw przy przyjętym sposobie monitorowania.	Wymaga ponownej oceny, ponieważ okres ochrony obejmuje również odstęp między kontrolami. Zachowanie tej samej rezerwy nie gwarantuje takiej samej ochrony.

W prostym wariancie, gdy podczas kontroli nie ma otwartych dostaw ani niezrealizowanych zobowiązań wobec klientów, ilość do zamówienia można obliczyć następująco:

Ilość do zamówienia = docelowy poziom uzupełnienia − zapas fizyczny

Jeżeli wynik jest ujemny lub równy zeru, z tego obliczenia nie wynika potrzeba zakupu. Dodatni wynik wymaga jeszcze uwzględnienia wielkości opakowań, minimum dostawcy i ograniczeń firmy.

Rozszerzmy wcześniejszy hipotetyczny przykład: sprzedaż wynosi 8 sztuk dziennie, uzupełnienie trwa 5 dni kalendarzowych, a kontrola odbywa się co 7 dni. Przy roboczym pozostawieniu rezerwy 16 sztuk docelowy poziom uzupełnienia wynosi:

8 sztuk/dzień × (7 + 5) dni + 16 sztuk = 112 sztuk

To poziom, do którego firma uzupełnia zapas podczas kontroli. Nie oznacza zamawiania 112 sztuk co tydzień: w opisanym prostym wariancie od tej wartości odejmuje się aktualny zapas fizyczny.

Jeżeli firma ma otwarte dostawy lub niezrealizowane zobowiązania wobec klientów, samo odjęcie zapasu fizycznego nie wystarcza do ustalenia zakupu. Trzeba uwzględnić te pozycje oraz ich terminy, zgodnie z zasadami opisanymi w części o pozycji zapasu.

Pozostawienie rezerwy 16 sztuk służy tutaj wyłącznie porównaniu obliczeń. Przy rzadszej kontroli bufor trzeba ocenić ponownie, ponieważ ma osłaniać odchylenia zapotrzebowania w dłuższym okresie. Nie należy zakładać, że rezerwa dobrana do codziennego monitorowania zapewni taki sam poziom ochrony przy kontroli tygodniowej.

Reguła zakłada regularne przeglądy i możliwość złożenia zamówienia w dniu kontroli. Jeśli dostawca przyjmuje zamówienia tylko w określone dni albo obowiązuje godzina graniczna, czas oczekiwania do faktycznego uruchomienia dostawy również musi znaleźć się w obliczeniu — bez ponownego doliczania go, jeżeli został już uwzględniony w czasie uzupełnienia.

O autorze

Michał Sadowski

Michał Sadowski — redaktor RepublikaWiedzy.pl. Opracowuje artykuły o biznesie, finansach, motoryzacji i praktycznych sprawach codziennych. Wyjaśnia pojęcia, porównuje dostępne rozwiązania i wskazuje źródła oraz ograniczenia przedstawianych informacji.

Wszystkie artykuły autora →